Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

dla osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z konkursem:

Nagroda „Krakowska Książka Miesiąca”

Mając na uwadze zapisy art. 13 ust. 1  i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej „RODO”,  poniżej podajemy informacje i  zasady przetwarzania danych osobowych przez Bibliotekę Kraków:

Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biblioteka Kraków (zwana dalej: Biblioteka) z siedzibą: pl. Jana Nowaka-Jeziorańskiego 3, 31-154 Kraków, adres e-mail: sekretariat@biblioteka.krakow.pl, nr tel.:  12 61 89 100.

Inspektor Ochrony Danych

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Bibliotekę można kontaktować się z wyznaczonym w tym celu Inspektorem Ochrony Danych, adres email: iod@biblioteka.krakow.pl listownie na adres siedziby Biblioteki lub osobiście w siedzibie Biblioteki.

Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy w celu zebrania zgłoszeń książek do Nagrody „Krakowska Książka Miesiąca”, wyłonienia laureatów nagrody, przyznania i wydania nagrody, publikacji wyników, a następnie w celu archiwalnym.

Podstawa prawna  przetwarzania

W związku z realizacją zadań konkursowych dochodzi do przetwarzania danych osobowych osób dokonujących zgłoszenia (o których mowa w § 8 Regulaminu nagrody „Krakowska Książka Miesiąca” oraz autorów dzieł (m. in. książek), w tym laureatów Konkursu w następujących sytuacjach oraz z tytułu podanych niżej przesłanek:

• 1) Wybór zgłoszonych dzieł konkursowych, o których mowa w § 1 Regulaminu nagrody „Krakowska Książka Miesiąca”: Jury dokonuje kwerendy dostępnych dzieł, gromadząc jednocześnie podstawowe, publicznie dostępne informacje o autorach w ramach czynności niezbędnych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), jako podmiotu ustawowo i statutowo zobligowanego do krzewienia kultury.
• 2) Nagradzania autora/zespołu autorów nagrodzonej książki: w wyniku wyboru przez Jury autorów książek kwalifikujących się do nagrodzenia, akceptacji tego wyboru oraz przyjęcie umownego zobowiązania (art. 6 ust. 1 lit b RODO) przez Bibliotekę (organizatora) do uhonorowania autora nagrodą, a następnie do realizacji tego zobowiązania – wypłaty nagrody finansowej.
• 3) Promocji Biblioteki oraz krzewieniu kultury w związku z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit f RODO), jak również w czynnościach niezbędnych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit e RODO) w zakresie promowania autorów i ich nagrodzonych dzieł, stałego promowania wartościowych  książek niekomercyjnych, podtrzymania i rozwoju życia literackiego i kulturalnego Krakowa oraz regionu.
• 4) Realizacji czynności księgowo-rozliczeniowych dotyczących wypłaty i rozliczenia podatkowego nagrody zgodnie z wymaganiami ustaw o rachunkowości oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 6 ust. 1 lit c RODO).
• 5) Dochodzenia roszczeń, związku z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
• 6) Dokumentowania działań Organizatora jako jednostki publicznej zobowiązanej do tych działań ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 6 ust. 1 lit c RODO)

Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są lub mogą być podmioty:

• serwisujące urządzenia Biblioteki za pośrednictwem, których przetwarzane są dane osobowe,
• dostarczające i utrzymujące oprogramowanie wykorzystywane w celu przetwarzania danych osobowych,
• podmioty, którym przekazuje się dokumentację dla celów niszczenia po zakończonym okresie przechowywania;
• świadczące na rzecz Biblioteki usługi niezbędne do realizacji Nagrody „Krakowska Książka Miesiąca” np. firmy kurierskie za pośrednictwem, których może być prowadzona z Państwem korespondencja,
• Jury Konkursu, konsultanci i eksperci, których może powoływać Jury.

Dane osobowe autorów oraz dane osób zgłaszających kandydatów do nagrody będą przekazane członkom Jury, powołanego przez Dyrektora Biblioteki Kraków. Dane osobowe laureatów nagrody, mogą być przekazywane, a następnie publikowane na: 1) stronach internetowych Biblioteki; 2) profilu Biblioteki na portalu społecznościowym Facebook; 3) na portalach: krakowczyta.pl i w.bibliotece.pl; 4) w wydawnictwach Biblioteki Kraków.

Okres, przez który dane będą przetwarzane

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres, który jest związany ze wskazanymi wyżej celami ich przetwarzania przez czas niezbędny do rejestracji nadsyłanych zgłoszeń i wyłonienia laureatów Nagrody, a także po ich zakończeniu przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa (m.in. prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości) w celach: statystycznym i archiwalnym.

Realizacja praw osób, których dane dotyczą

Posiada Pani/Pan:

• prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (na podstawie art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (na podstawie art. 16 RODO);
• prawo żądania (na podstawie art. 18 RODO) od Biblioteki Kraków ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO*;

* Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

• prawo do usunięcia danych osobowych (na podstawie art. 17 RODO)
• prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych (na podstawie art. 21 RODO)

W celu wykonania praw wymienionych powyżej należy skierować żądanie pod adres email: iod@biblioteka.krakow.pl pisemnie na adres siedziby Biblioteki lub osobiście w siedzibie Biblioteki. Przed realizacją Państwa uprawnień Biblioteka musi potwierdzić Państwa tożsamość w sposób indywidualnie dostosowany do danego żądania.

Ponadto posiada Pan/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2,  00-193 Warszawa w przypadku uznania, że przetwarzanie przez Bibliotekę Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

 Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych zgłoszeniowych jest dobrowolne, a ich nie podanie przez Państwa skutkować będzie brakiem możliwości zgłoszenia autorów książek do Nagrody „Krakowska Książka Miesiąca”. Podanie danych osobowych przez laureatów nagrody wymaganych w oświadczeniu jest wymogiem ustawowym, a ich nie podanie skutkować będzie brakiem możliwości dokonania wypłaty nagrody pieniężnej.

Decyzje podejmowane w sposób zautomatyzowany

Biblioteka nie będzie stosowała wobec Pani/Pana zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.